In diesem Modul werden die nötigen Voreinstellungen getätigt, die das Programm zum ordnungsgemäßen Betrieb und für die späteren Formularausdrucke benötigt.

Allgemeines zu den Voreinstellungen

Die Voreinstellungen der Nummernkreise sollte grundsätzlich nur einmal erfolgen. Die bereits eingetragenen Werte werden bei jeder Neuanlage eines Datensatzes (z.B. Neuer Kunde, Neuer Auftrag, Neues Angebot…) um den Wert 1 erhöht. Die Nummernkreise sorgen dafür, dass jeder Datensatz in einem Modul eine “eindeutige” Nummer erhält. Diese Nummer macht den Datensatz in diesem Modul “einmalig”. Von daher dürfen einmal voreingestellte Nummernkreise nicht nachträglich verändert werden, damit die Eindeutigkeit nicht gefährdet wird.

So öffnen Sie die Voreinstellungen

Klicken Sie in der Menüleiste auf den Eintrag PiDA faktura → Einstellung, um zu den Programm – Voreinstellungen zu gelangen. (Windows: Module → Einstellung) Hier finden Sie die Registerseiten Nummernkreis, Anzeige/Preis/Logo, Briefkopf, Nach-Text, Update, Mahntexte und Vor-Texte.

Die Registerseite Nummernkreis

Hier finden Sie die Datenfelder für Kundennummer, Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer, Angebotsnummer, Bestellnummer, Mehrwertsteuersatz 1, Mehrwertsteuersatz 2 und Währung. Tragen Sie in die oben aufgeführten Datenfeldern nur einmalig eine Nummer ein. Beispiel: Tragen Sie in dem Feld Kundennummer die Nummer „18“ ein, wird bei der Anlage eines neuen Kunden automatisch die Nummer 19 vergeben. Bei jeder weiteren Neuanlage eines Kunden wird die hier voreingestellte Kundennummer eigenständig um den Wert 1 erhöht. In allen anderen Datenfeldern wird ebenso verfahren.

 

Voreinstellungen

Beispiel für die Voreinstellungen der Rechnungsnummer

Der Nummernkreis der Rechnungsnummer könnte z.B. mit 2017000 voreingestellt werden. Die nächste Rechnungsnummer, die nun vom System vergeben wird wäre die 2017001. In diesem Fall wäre es die 1. Rechnung im Jahr 2017. Für weitere Rechnungen würde das System zukünftig 2017002…003…004 vergeben.

Kennzeichnung der einzelnen Vorgänge

Wenn die Angebots-, Auftrags-, Lieferschein-, Rechnungs- und Bestellnummer eine Kennzeichnung erhalten soll, muss  die Option „Nummernkreis mit Kennzeichnung“ aktiviert werden, wodurch die entsprechenden Vorgänge durch vorangestellte Buchstaben gekennzeichnet werden können. So kann z.B. die Auftragsnummer mit einem vorangestellten großgeschriebenen „AU“ oder z.B. der Lieferschein mit „LS“ usw. gekennzeichnet werden. Wichtig: Die vorangestellten Felder dürfen maximal nur zweistellig ausgefüllt werden und bei Aktivierung dieser Option muss die Kennzeichnung für alle Felder erfolgen (von Angebot bis zur Bestellung). Anschließend muss diese Aktivierung gespeichert werden.

 

Voreinstellungen

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