Aktualisiert am 18. Juli 2024 von T. Piereck
Was eine Abschlagszahlung bedeutet
Häufig kommt es vor, dass eine Anzahlungsrechnung geschrieben wird. Dies ist bei größeren Aufträgen sehr oft der Fall.
In PiDA faktura besteht die Möglichkeit eine Schlussrechnung zu erstellen und geleistete Abschlagszahlungen darin entsprechend zu berücksichtigen.
Als erstes erstellen Sie die Abschlagsrechnung(en). Diese werden auch als Teilrechnungen bezeichnet. Eingehende Zahlungen zu den Abschlagsrechnungen müssen Sie zuerst auf der Registerseite Zahlung im Block Status der Rechnung ausbuchen. Hierzu tragen Sie im Feld Bezahlt am das Datum des Zahlungseingangs ein und im Feld Bez. Betrag den bezahlten Betrag. Das ist wichtig, da Sie nur ausgebuchte also bezahlte Rechnungen in einer Schlussrechnung als Abschlagsrechnung aufführen können.
Erstellung der Schlussrechnung
Erfassen Sie anschließend eine neue Rechnung. Diese können Sie mit dem Drucktitel Schlussrechnung versehen.
Sobald Sie die Schlussrechnung über die Gesamtforderung des Auftrages erstellt haben, können Sie auf der Registerseite Summen die Abschlagszahlungen hinzufügen.
Hinweis: Die zusätzlichen Editierfelder mit der Überschrift Abschlagszahlung werden Ihnen nur im Rechnungsmodul angezeigt.
Die Abschlagszahlung einer Schlussrechnung hinzufügen
Im Feld Rg.-Nr. tragen Sie die Rechnungsnummer der Rechnung ein, die bereits zu diesem Kunden angelegt haben. Ganz wichtig ist hierbei, dass Sie die Rechnung zuvor als bezahlt auf der Registerseite Zahlung ausbuchen.
Wenn Sie das Feld Rg.-Nr. mit der TAB – Taste verlassen, werden die Daten dazu automatisch eingelesen und in den nachfolgenden Feldern angezeigt. Mit Klick auf den Button Neu wird die Rechnung der unteren Liste hinzugefügt.
Anzeige mehrerer Anzahlungsrechnungen
Das Datenfeld: Rg.-Nr. ist fett markiert. Fett markierte Datenfelder haben im Rechnungsprogramm PiDA faktura eine besondere Bedeutung. Betätigen Sie im Feld Rg.Nr. die Return-Taste öffnet sich anschließend ein Fenster. In diesem Fenster sehen Sie alle Rechnungen zu diesem Kunden, die bereits als bezahlt ausgebucht wurden und somit nun der Liste unten hinzugefügt werden können.
Klicken Sie in dem Fenster doppelt auf eine gewünschte Abschlagsrechnung oder aber markieren Sie diese und betätigen Sie die Return-Taste. Das Fenster schließt sich und die Rechnung wird automatisch unten in die Liste übernommen.
Oben in der Liste der Summen, findet jetzt automatisch eine Verrechnung der Beträge statt. In der letzten Zeile Gesamt nach Abschlag, wird der Betrag angezeigt, der nach Subtraktion der Anzahlung(en) noch zu begleichen ist.
Wenn Sie diese Rechnung ausdrucken, wird die Abschlagsrechnung in einer Liste ebenfalls dargestellt und von der Schlussrechnung subtrahiert. Der noch zu zahlende Restbetrag wird als letzte Position in der Schlussrechnung ausgewiesen. (Siehe nachfolgende Beispiel-Rechnung).
Abschlagsrechnung in einer anderen Sprache
Wie bereits bekannt, können Rechnungen durch das integrierte Sprachmodul in PiDA faktura auch in englisch oder Sprache einer Wahl erfasst werden. So kann selbstverständlich auch eine Abschlagszahlung berücksichtigt werden. Sobald zum Kunden eine andere Sprachkombination in der Adressverwaltung hinterlegt wurde, kann die Abschlagszahlung entsprechend wie oben beschrieben durchgeführt werden.
Das nachfolgende Beispiel zeigt die Seite Summen sowie eine eine englische Musterrechnung.
Weitere Infos:
Abschlagszahlung bei Wikipedia