Eine Übersicht aller Module
Hier finden Sie eine umfassende Übersicht der Module, die Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungs- und Finanzverwaltung zu optimieren. Mit unserer Rechnungssoftware für Mac und PC erledigen Sie Ihre Aufgaben schnell und unkompliziert. Dank der nahtlosen Integration aller Programmteile in PiDA faktura stehen Ihnen Ihre Stammdaten jederzeit an jedem Ort zur Verfügung. Verabschieden Sie sich von der Zettelwirtschaft und begrüßen Sie eine organisierte und digitale Zukunft!
Inhaltsangabe
Leichte Bedienung
Übersichtliches Interface
Modul Einstellungen verwenden
Das Einstellen des Nummernkreises und der aktuellen Mehrwertsteuersätze, die Implementierung des Logos, die Erstellung des Briefbogens sowie die Verwaltung von mehreren Vor- und Nachtexten sind wichtige Funktionen. Zudem bietet die Rechnungssoftware Mac die Möglichkeit, verschiedene Sachbearbeiter und Sprachkombinationen zu hinterlegen. Dies ist besonders nützlich für mehrsprachige Ausdrucke, wie zum Beispiel eine englische Rechnung.
Adressen – und Kundenverwaltung anwenden
Ein Modul zur Erfassung Ihrer Kunden- und Adressdaten mit CRM Funktionen. Mit der Zuweisung eines Status, Preisgruppen und Sprache können Sie Ihre Daten optimal verwalten. So kann auch z.B. eine englische Rechnung angelegt werden. Die Rechnungssoftware Mac bietet eine vollständige Historie über alle Vorgänge, die zum Kunden angelegt wurden. Zusätzlich können Kontodaten hinterlegt werden, und es lässt sich festhalten, ob der Kunde steuerbefreit ist. Das Adressmodul startet beim Aufruf in der Listenansicht. Eine Registerseite zeigt schnell die Umsätze, die mit dem Kunden erwirtschaftet wurden.
Daten importieren: Daten können auch aus anderen Programmen in PiDA faktura importiert werden.
Artikel – und Dienstleistungen arrangieren
Anlage Ihrer Artikel und Leistungen mit Einkaufs- und Verkaufspreisen (bis zu 5 Preisgruppen). Die Software ermöglicht die Hinterlegung von Bildern und Seriennummern sowie die Anlage von Stücklisten. Zusätzlich stehen Ihnen drei Freifelder zur eigenen Definition zur Verfügung. Optional kann der Artikel mit Lagerverwaltung geführt werden.
Artikeldaten können aus anderen Systemen importiert werden.
Angebote schreiben
Mit der Angebotssoftware können Sie mühelos Angebote erstellen und diese mit nur einem Klick versenden. Das Programm unterstützt die Eingabe von alternativen Positionen und die Berechnung von Zwischensummen. Nicht angenommene Angebote lassen sich ins Archiv verschieben, sodass sie später bei Bedarf wieder aufgerufen werden können.
Ein Angebot kann zudem mit einem Klick in eine Rechnung gewandelt werden
Auftragsbestätigungen fertigen
Mit unserer Rechnungssoftware Mac können Sie mit einem einfachen Klick aus einem Angebot einen Auftrag erstellen. Dies ermöglicht Ihnen, Ihrem Kunden, der das Angebot bereits akzeptiert hat, den Auftrag nochmals zu bestätigen. Dabei werden die Positionen aus dem Angebot automatisch übernommen. Vor- und Nachtexte werden aus den Einstellungen geladen, können aber individuell angepasst werden.
Unser Auftragsmodul, integriert in die Software für Auftragsbearbeitung, bietet zudem die praktische Option, den Auftrag als Proforma-Rechnung zu verwenden. So können Sie dem Kunden vorab eine Rechnung mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen, die jedoch nicht zahlungspflichtig ist. Diese Funktion hilft Ihnen, Ihre Auftragsabwicklung weiter zu optimieren.
Lieferschein erstellen
Mit der Rechnungssoftware Mac können Sie aus einem Auftrag mit einem Klick einen Lieferschein erstellen. Sie haben die Option, diesen mit oder ohne Preisangaben zu drucken, die in den Einstellungen individuell aktiviert werden kann.
Ein Lieferschein lässt sich ebenso mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln. Es besteht auch die Möglichkeit, nachträglich zu einer bereits erstellten Rechnung einen Lieferschein zu erzeugen.
Rechnungswesen managen
Die Fakturierung erfolgt in diesem Modul, welches auch die Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen und die Möglichkeit bietet, eine Sammelrechnung aus mehreren Lieferscheinen zu erstellen. Abschlagsrechnungen werden in einer Schlussrechnung berücksichtigt, und das automatische Mahnverfahren, mit dem Sie Ihre Mahnungen schreiben, wird ebenfalls über dieses Modul verwaltet. In unserem Video zum Thema Rechnungen schreiben Mac sehen Sie, wie Sie eine Rechnung in nur drei Schritten anlegen können.
PiDA faktura ist auch ein geeignetes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Die Erstellung von Rechnungen für Dienstleistungen wird mit PiDA faktura erheblich vereinfacht und übersichtlich gestaltet. Ab der nächsten Version9.7 wird es zudem möglich sein, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen.
Offene Posten überwachen
Behalten Sie mit nur einem Klick den Überblick über alle offenen Forderungen. In der Rechnungssoftware Mac können offene Posten durch einen Doppelklick in einem separaten Fenster einfach ausgebucht werden.
Unser System ermöglicht ein müheloses Ausbuchen, sobald Sie Zahlungseingänge erhalten haben. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre finanzielle Situation und können Zahlungen unkompliziert verwalten.
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Rechnungseingang organisieren
Erfassen Sie Ihre Eingangsrechnungen bequem im Rechnungseingangsbuch der Rechnungssoftware Mac. Dieses Modul ermöglicht Ihnen eine effiziente Verwaltung und Übersicht aller eingehenden Rechnungen.
Dank übersichtlicher Listenansichten können Sie die Fälligkeit Ihrer Rechnungen stets im Blick behalten. Rechnungen mit Skonto werden in einer separaten Liste aufgeführt, sodass Sie genau wissen, welche Zahlungen priorisiert werden müssen, um von den Skonto-Vorteilen zu profitieren. Diese Funktion stellt sicher, dass Sie keine Fristen verpassen und Ihre Liquidität optimal verwalten.
Eine integrierte Filterfunktion erleichtert die Suche nach offenen Forderungen, indem sie alle noch unbezahlten Rechnungen anzeigt. Diese praktische Funktion hilft Ihnen, schnell und gezielt die relevanten Informationen zu finden und Ihre Zahlungsprozesse effizient zu steuern.
Gutschrift erstellen
IIn diesem Modul können Sie Gutschriften erstellen und verwalten. Wenn Sie eine neue Gutschrift erfassen, haben Sie direkten Zugriff auf Ihren bestehenden Kundenstamm aus dem Adressverwaltungsmodul sowie auf bereits angelegte Artikel aus der Artikelverwaltung.
Bitte beachten Sie: Das Gutschriftenmodul dient nicht zur Erstellung von Gutschriften für bereits erstellte Rechnungen. Für die Stornierung von Rechnungen verwenden Sie bitte die „Stornorechnung“ im Rechnungsmodul der Rechnungssoftware Mac. Dieses Modul dient ausschließlich der Dokumentation von Zahlungen, wie beispielsweise Provisionszahlungen an Verkäufer.
Anfragen bearbeiten
Das Anfragemodul dient der strukturierten Verwaltung aller eingehenden Anfragen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen. Hier können Sie Anfragen systematisch erfassen und organisieren. Bei der Erfassung haben Sie die Möglichkeit, die Anfrage einem bestimmten Kunden, Produkt oder einer Dienstleistung zuzuordnen. Zudem können Sie Zeitpunkte und Bearbeitungsschritte festhalten, um den Verlauf der Anfrage nachzuverfolgen.
Anfragen können verschiedene Status wie „offen“, „in Arbeit“ oder „erledigt“ haben. In der Übersichtsliste sind die Einträge farblich nach ihrem jeweiligen Status gekennzeichnet, was einen schnellen Überblick ermöglicht. Offene Anfragen werden beispielsweise in Rot hervorgehoben.
Texte und Textbausteine anlegen
Hier können Sie Texte zum Kunden erfassen und neu anlegen. Alle Texte sind in der Adressverwaltung unter dem Register Historie zum Kunden sichtbar.
Die integrierte Funktion der Textbausteine ist dafür geeignet, wie der Name schon sagt, Textbausteine zu hinterlegen, auf die jederzeit zugegriffen werden kann.
ToDos koordinieren
Nichts gerät in Vergessenheit. Keine Zettelwirtschaft mehr. Delegieren Sie Ihre Aufgaben und lassen Sie sich automatisch an offene Angebote erinnern.
Dies kann Ihnen helfen, mehr Umsatz mit der Todo Verwaltung zu machen.
Mit der Rechnungssoftware Mac können Sie aus allen Modulen heraus über den Menüeintrag Funktionen -> Übergabe Todo schnell einen neuen ToDo anlegen.
Projektverwaltung optional einsetzen
Verwalten und überwachen Sie mühelos Ihre Projekte mit diesem Modul. Mit seiner Hilfe behalten Sie stets den Überblick über die Kosten Ihrer Projekte, einschließlich Budgets, Zeitaufzeichnungen und Kostenverwaltung für einzelne Aufgaben.
Die Rechnungssoftware Mac bietet eine benutzerfreundliche Suchfunktion, mit der Sie in den verschiedenen Phasen Ihrer Projekte bequem navigieren können. Sie haben auch die Möglichkeit, Mitarbeiter bestimmten Aufgaben zuzuweisen und diese direkt mit relevanten Schritten wie Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen zu verknüpfen.
Weitere Infos zur optionalen Projektverwaltung und ein Video zur Handhabung sind für die Projektverwaltung verfügbar.
Kassenbuch verwalten
Mit dem Kassenbuch können Sie mühelos tägliche Bareinnahmen und -ausgaben verwalten und buchen. Die Rechnungssoftware Mac stellt Ihnen ein intuitives Buchungsfenster zur Verfügung, in das Sie alle notwendigen Informationen eingeben können. Durch die Betätigung der „Return-Taste“ navigieren Sie bequem zwischen den Feldern, was den Buchungsvorgang beschleunigt.
Alle Buchungen der aktuellen Sitzung werden zur zusätzlichen Kontrolle am unteren Rand des Buchungsfensters angezeigt. Zudem können Sie im Kassenbuch verschiedene Konten für Ihre Buchungen anlegen. Es empfiehlt sich, häufig genutzte Konten wie KFZ-Kosten, Porto oder Büroaufwendungen im Voraus einzurichten, um den Buchungsprozess zu erleichtern.
Bestellwesen nutzen
Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, Bestellungen effizient zu erstellen und zu verwalten. Sie können eine neue Bestellung direkt aus dem Auftragsmodul generieren und dabei auf Ihre bereits im Adressverwaltungsmodul angelegten Lieferanten zugreifen.
Die Bestellpositionen lassen sich direkt aus Ihrer Artikelverwaltung übernehmen. Wenn in der Artikelverwaltung das Feld „Herst.-Nr.“ ausgefüllt ist, wird diese Nummer in die Bestellung übernommen und anstelle der Artikelnummer auf dem Ausdruck angezeigt, was die Zuordnung für Ihren Lieferanten vereinfacht.
Nach dem Wareneingang kann die Bestellung automatisch im Wareneingangsmodul eingelesen und verglichen werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine bestehende Bestellung zu duplizieren.
Wareneingang kontrollieren
Im Wareneingangsmodul wird die eingetroffene Ware sorgfältig mit der zuvor getätigten Bestellung verglichen und kontrolliert. Dies gewährleistet, dass alle gelieferten Artikel den bestellten Mengen und Spezifikationen entsprechen.
Mit einem einfachen Klick können Sie die Ware der entsprechenden Bestellung zuordnen. Dabei wird automatisch ein Abgleich der tatsächlich gelieferten Mengen mit den bestellten Mengen vorgenommen. So können Abweichungen sofort erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass Ihre Lagerbestände stets korrekt und aktuell sind, und hilft Ihnen dabei, die Qualität und Genauigkeit Ihrer Wareneingänge zu überwachen.
Zusätzlich bietet das Wareneingangsmodul die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, die Ihnen eine umfassende Übersicht über alle Wareneingänge, einschließlich eventueller Abweichungen, geben. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Dokumentation von Lieferungen und unterstützt Sie dabei, Ihre Bestandsverwaltung zu optimieren.
Auswertung heranziehen
Mit unserer Rechnungssoftware Mac haben Sie alle wichtigen Zahlen und Fakten stets im Blick. Ermitteln Sie Ihre Umsätze für frei definierbare Zeiträume und erhalten Sie detaillierte Einblicke in Ihre Geschäftsentwicklung.
Sie können Ihre Umsätze nach verschiedenen Kriterien analysieren, darunter Gesamtumsatz, Umsatz nach einzelnen Artikeln oder Artikelgruppen sowie Umsatz nach Verkäufern oder Kunden. Diese vielseitigen Auswertungsmöglichkeiten bieten Ihnen die Flexibilität, genau die Daten zu extrahieren, die für Ihre Geschäftsstrategie relevant sind.
Zusätzlich steht Ihnen eine umfassende Auswertung Ihrer Ausgaben zur Verfügung, wodurch Sie einen vollständigen Überblick über Ihre finanzielle Situation erhalten. Diese Funktion hilft Ihnen, Einsparpotenziale zu identifizieren und Ihre Kosten effektiv zu kontrollieren.
Ein weiteres nützliches Feature ist die integrierte Exportfunktion. Sie können eine Liste aller relevanten Daten erstellen und diese beispielsweise für Ihren Steuerberater exportieren. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen schnell und präzise weitergegeben werden können.
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