Kosten minimieren mit der Projektverwaltung

Immer einen Schritt voraus …

– Halten Sie die Kosten stets im Blick.

– Optimieren Sie Ihren Gewinn.

– Kontrollieren Sie die Arbeitszeit.

– Verwalten Sie das Auftrags-Budget.

Geld verdienen mit der Projektverwaltung

Tipps aus dem Alltag

Mit der Projektverwaltung von PiDA faktura haben Sie sehr viele Einsatzmöglichkeiten, um Ihre Kosten, Produktionen oder aber Dienstleistungen zu optimieren.

Ziel dabei ist es immer, Arbeitsabläufe / Leistungen oder Kosten gleich welcher Art zu erfassen und dabei die

  •  verwendete Arbeitszeit mit Stundensatz zu hinterlegen
  •  Fremdkosten / Beschaffungen einzutragen
  •  weitere Maßnahmen / Arbeitsschritte zu planen und durch Markierung einen Status zu hinterlegen

Leicht erstellt

In der Projektverwaltung können Sie, wie bei der Anlage von Positionen im Angebot oder Auftrag, ebenso schnell einzelne Positionen gleich welcher Art einem Projekt hinzufügen.
Wichtig ist dabei, dass Sie auf der Registerseite Erfassung dem Projekt einen Namen geben und ein Budget zuweisen.
Dabei ist das Hinterlegen eines Budgets sehr wichtig, da von diesem Betrag die Fremdkosten und eigenen Leistungen / Stundensätze subtrahiert werden.

PiDA faktura, Positionen in der Projektverwaltung

Tragen Sie für das jeweilige Projekt alle Art von Leistungen, die Zeit und Geld gekostet haben, ein. Das verhilft Ihnen zu einem Gesamtüberblick von Fremdkosten, aufgewendeter Arbeitszeit und eigenen Produktions – Kosten.
Es ist auch eine Eigenkontrolle, ob Sie mit der Ausführung des Projektes / Auftrag  im Rahmen des Budgets bleiben. 
Die Summierung von Kosten und Zeit sowie der noch zur Verfügung stehende Restbetrag (vom eingetragenen Budget ausgehend), wird Ihnen unten unterhalb der Liste gezeigt.

Verknüpfen mit dem Vorgang

Sie haben zu diesem Projekt bereits ein Angebot erstellt oder einen Auftrag bearbeitet?
Tragen Sie zum diesem Vorgang die entsprechende Projektnummer ein. So haben Sie zu jeder Art von Vorgang direkt eine Verknüpfung erstellt und können aus dem Projekt den Vorgang sofort auf der Registerseite Dokumente öffnen.

PiDA faktura, Verknüpfung von Angebot und Porjekt

Verknüpfung von Angebot und Projekt

Hier wurde die Projektnummer direkt ins Angebot eingetragen und damit mit der Projektverwaltung verknüpft.

In der Projektverwaltung auf der Registerseite: Dokumente finden Sie nun das verknüpfte Angebot. 

Alle Vorgänge arbeiten mit der Projektverwaltung zusammen.

Große Projekte organisieren

Alle Positionen der Projektverwaltung werden farbig markiert. Dabei wird jeder Position über das Feld „Status“
automatisch eine Farbe zugordnet.

  • Rot signalisiert, dass diese Phase / Tätigkeit noch „offen“ ist, also noch nicht fertig bearbeitet wurde
  • Grün signalisiert, dass dieser Teil fertig bearbeitet und damit abgeschlossen ist
  • Blau hebt hervor, dass dieser Teil des Projektes gerade in Bearbeitung ist

Mit der farbigen Markierung haben Sie beim Öffnen des Projektes sowie beim Scrollen einen visuellen Gesamtüberblick über den Stand der einzelnen Positionen.

Suchen und organisieren

Direkt unterhalb der Positions-Liste unten rechts finden Sie die beiden Felder Suchfelder und Suchbegriff.
Mit beiden Feldern können Sie die „Positions-Liste“ sehr schnell und komfortabel durchsuchen.

PiDA faktura, das Suchen in der Projektverwaltung

Beispiel:
Hat die Positionsliste sehr viele Einträge, können Sie sich auf Kopfdruck
mit Auswahl der Zeile: i.A.
z.B. die Position suchen lassen, die gerade zur Bearbeitung ansteht.

Suchvarianten:

  • Welche Aufgaben müssen Sie oder einer Ihre Mitarbeier noch erledigen
  • Welche Positon ist bei welchem Mitarbeiter oder bei Ihnen gerade in Bearbeitung
  • Welche Positionen sind generell noch offen
  • Suchen Sie nur nach Namen der Mitarbeiter (wer hat was bearbeitet?)
    Welche Varianten alle möglich sind, sehen Sie im Bild auf der linken Seite in der Liste

Das Highlight zum Schluss

Projekte können über einen Zeitraum wachsen und stetig größer werden. Die Einträge in den Feldern „Leistung“ und „Beschreibung“ sind wichtig und sollten aussagekräftig durchgeführt werden. 

Daher haben Sie auch die Möglichkeit, in der Liste der Positionen nach den Feldern Leistung und Beschreibung suchen zu lassen.

Wählen Sie dazu in dem Listenfeld Suchfeld das gewünschte Feld aus und tragen Sie rechts im Feld Suchbegriff den gewünschten Suchbegriff ein und betätigen Sie die Return – Taste. Ihre Suche wird jetzt ausgelöst und nur die Positonen in der Liste angezeigt, die gefunden wurden.
Damit können Sie Ihre Positions-Liste selber „durchsuchen“ und somit auch bei einem umfangreichen Projekt jederzeit Ihre Leistungen finden.

Praktische Anwendungsfälle der Projektverwaltung

  • Festlegung von Arbeitsabläufen zu einem Auftrag
  • Planung von Arbeiten / Dienstleitungen im Geschäftlichen wie im Privaten
  • Kostenkontrolle
  • Zeitkontrolle / Arbeitszeitkontrolle zu div. Vorgängen und Abläufen
  • Liegt mein Auftrag noch im Budget oder habe ich mich verkalkuliert?
  • Vergleiche von älteren und aktuellen Projekten zur Angleichung des Budgets
  • Planung von Produkten / Dienstleistungen / Arbeitsschritten
  • Planung und Kontrolle von Kampagnen
    um nur einige Beispiele aus dem täglichen Alltag zu nennen.

Profitieren auch Sie von der Projektverwaltung

Die optionale Projektverwaltung ist bereits Bestandteil der PiDA faktura Premium Version.
Wenn Sie PiDA faktura Standard oder aber PiDA faktura Business einsetzen, können Sie diese nachträglich
erwerben.

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