Aktualisiert am 4. September 2026 von T. Piereck
Was genau bedeuten XRechnung, ZUGFeRD oder E-Rechnung und wann muss man eine XRechnung erstellen?
Die XRechnung ist ein strukturiertes Format der E-Rechnung und wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingesetzt. Doch wann müssen Unternehmen eine XRechnung erstellen und wann kommt beispielsweise ZUGFeRD infrage? In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine XRechnung auszeichnet, wann sie benötigt wird und worin sie sich von anderen E-Rechnungsformaten unterscheidet.
InhaltsangabeWas ist eine E-Rechnung?
Im allgemeinen Sprachgebrauch wurde früher häufig jede elektronisch übermittelte Rechnung – beispielsweise eine PDF-Rechnung – als E-Rechnung bezeichnet. Im rechtlichen Sinne ist eine E-Rechnung jedoch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine reine PDF-Rechnung gilt dagegen nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern als sonstige Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine E-Rechnung im rechtlichen und technischen Sinn ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die enthaltenen Rechnungsdaten können maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Zu den in Deutschland verbreiteten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand.
- Kostenersparnis: Weniger Papier, Porto und Verwaltungsaufwand.
- Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch.
- Schnellere Bearbeitung: Elektronische Übermittlung und automatisierte Buchung verkürzen die Bearbeitungszeit.
Wann müssen Sie eine XRechnung erstellen?
Die XRechnung, (auch oft als X-Rechnung bezeichnet )ist ein spezielles Format der E-Rechnung, das vor allem im öffentlichen Sektor in Deutschland zum Einsatz kommt. Ob eine XRechnung erforderlich ist, hängt vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber und den geltenden Vorgaben ab. Bei bestimmten Geschäftstransaktionen mit Behörden und anderen öffentlichen Auftraggebern wird häufig die XRechnung als strukturiertes Rechnungsformat verlangt. Der jeweilige Rechnungsempfänger gibt in der Regel vor, welches Format und welcher Übermittlungsweg zu verwenden sind.
Wer muss eine XRechnung erstellen?
- Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber liefern, können verpflichtet sein, elektronische Rechnungen nach den jeweiligen Vorgaben des Auftraggebers zu übermitteln. Insbesondere bei Rechnungen an Bundesbehörden spielt die XRechnung eine wichtige Rolle. Vor der Rechnungsstellung sollte deshalb geprüft werden, welche Anforderungen der jeweilige öffentliche Auftraggeber vorgibt.
- Für bestimmte Rechnungen und Rechnungsempfänger können Ausnahmen oder besondere Vorgaben gelten. Entscheidend sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und die Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers.
Besonderheiten der XRechnung
- Format: XML-basiertes Format, das den europäischen Normen entspricht (EN 16931).
- Anforderungen: Je nach öffentlichem Auftraggeber können bestimmte Pflichtangaben und Vorgaben für die Übermittlung gelten. Vor der Rechnungsstellung sollte daher geprüft werden, welche Anforderungen der jeweilige Rechnungsempfänger vorgibt.
- Zusätzliche Angaben: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Angaben erforderlich sein. Dazu gehört insbesondere die Leitweg-ID, über die eine elektronische Rechnung dem richtigen Empfänger bzw. der zuständigen Stelle zugeordnet wird. Welche weiteren Angaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Rechnungsempfänger und den geltenden Vorgaben ab.
- Standardkonformität: Eine XRechnung muss dem Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entsprechen.
Vorteile der XRechnung
- Kostenreduktion: Unternehmen profitieren von einer größeren Automatisierung und weniger Papierverbrauch.
- Effizienzsteigerung: Der elektronische Rechnungsprozess spart Zeit und reduziert den Bedarf an Personal.
- Nachhaltigkeit: Reduzierung von Papierausdrucken und damit umweltfreundlicher.
Sicherheit beim Austausch von XRechnungen
Der Austausch von XRechnungen ist sehr sicher. Dokumente werden häufig in speziellen Portalen hochgeladen, wodurch sie direkt und sicher zum Empfänger gelangen. Beim Versand per E-Mail sollte auf eine verschlüsselte Übertragung geachtet werden. Unternehmen müssen Sicherheitsstandards wie die Verwendung sicherer Übertragungsprotokolle einhalten, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
Was bedeutet ZUGFeRD?
Das hybride Format für alle Unternehmen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine visuell lesbare PDF/A-3 Datei als auch eingebettete strukturierte Daten enthält. Damit verbindet ZUGFeRD die Vorteile der maschinellen Auslesbarkeit mit der Möglichkeit, die Rechnung auch für Menschen lesbar zu archivieren, was besonders nützlich ist, wenn Sie eine ZUGFeRD Rechnung erstellen möchten.
Wer kann ZUGFeRD nutzen?
- Private Unternehmen: Besonders geeignet für Unternehmen, die ihre Rechnung elektronisch versenden möchten, aber keine Verpflichtung zur Nutzung der XRechnung haben.
- Öffentliche Auftraggeber: Je nach Rechnungsempfänger und geltenden Vorgaben können auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format akzeptiert werden. Vor dem Versand sollte daher geprüft werden, welches Format der jeweilige Auftraggeber verlangt.
- Internationale Geschäfte: Das Format wird auch von Unternehmen genutzt, die Rechnungen ins Ausland versenden, da ZUGFeRD internationale Normen unterstützt.
Der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD
Hier ein Überblick:
- E-Rechnung ist der Oberbegriff für Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD verbreitete Formate. Eine reine PDF-Rechnung ist dagegen keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
- XRechnung
Dies ist ein spezifisches Format für elektronische Rechnungen, das für den Einsatz im öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf XML und entspricht den Vorgaben des europäischen Standards für elektronische Rechnungen.
Die XRechnung ist besonders für Unternehmen relevant, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Je nach Auftraggeber gelten bestimmte Anforderungen an das elektronische Rechnungsformat und die Übermittlung. Die XRechnung ist dabei ein wichtiges und weit verbreitetes Format für Rechnungen an öffentliche Stellen.
- ZUGFeRD-Rechnung
Dies ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert.
Dadurch vereint ZUGFeRD die Vorteile der maschinellen Auslesbarkeit mit der Option, die Rechnung auch in einem menschenlesbaren Format zu archivieren.
Kurz und Knapp:
E-Rechnung ist der Oberbegriff. XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte Formate für elektronische Rechnungen. Die XRechnung wird insbesondere im öffentlichen Bereich eingesetzt, während ZUGFeRD durch die Kombination aus PDF/A-3 und strukturierten XML-Daten auch für viele Unternehmen interessant ist.
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 Weiterführende Links | |
|---|---|
| Elektronische Rechnung | Wikipedia: XRechnung |