Aktualisiert am 14. November 2024 von T. Piereck
Was genau bedeuten XRechnung, ZUGFeRD oder E-Rechnung und wann muss man eine XRechnung erstellen?
E-Rechnungen sind nicht nur die Zukunft, sondern schon jetzt für viele Unternehmen und Behörden eine Verpflichtung. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick.
Inhaltsangabe
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, für bestimmte Geschäftstransaktionen eine elektronische Rechnung zu erstellen, was einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens darstellt.
Was ist eine E-Rechnung?
Im allgemeinen Sprachgebrauch wurde bis 2024 in der breiten Nutzung oft jede Rechnung, die elektronisch übermittelt wird – z.B. eine PDF-Rechnung – als E-Rechnung bezeichnet. Diese Art von Rechnung ist jedoch nur eine einfache Datei, die zwar digital versendet wird, aber nicht ohne weiteres maschinell verarbeitet werden kann, da die Daten nicht strukturiert vorliegen. Ab 2024 werden diese Rechnungen jedoch als Sonstige Rechnungen bezeichnet.
Eine E-Rechnung im rechtlichen und technischen Sinn (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung dadurch, dass sie maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand.
- Kostenersparnis: Weniger Papier, Porto und Verwaltungsaufwand.
- Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch.
- Schnellere Bearbeitung: Elektronische Übermittlung und automatisierte Buchung verkürzen die Bearbeitungszeit.
Wann müssen Sie eine XRechnung erstellen?
Die XRechnung, (auch oft als X-Rechnung deklariert )ist ein spezielles Format der E-Rechnung, das vor allem im öffentlichen Sektor in Deutschland zur Anwendung kommt. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, diese im Format der XRechnung erstellen und übermitteln.
Wer muss eine XRechnung erstellen?
- Lieferanten des öffentlichen Sektors: Alle Unternehmen, die Dienstleistungen oder Waren an Bund, Länder oder Kommunen liefern.
- Rechnungsbetrag: Grundsätzlich unabhängig vom Rechnungsbetrag, jedoch gibt es in einigen Bundesländern Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen unter € 1.000.
Besonderheiten der XRechnung
- Format: XML-basiertes Format, das den europäischen Normen entspricht (EN 16931).
- Verpflichtung: Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ab einem Betrag von 1.000 € in einigen Bundesländern (andere Bundesländer verlangen XRechnungen unabhängig vom Betrag).
- Zusätzliche Angaben: Bei Rechnungen an Bundesbehörden sind weitere Pflichtangaben wie Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Bankdaten des Zahlungsempfängers und die E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers erforderlich.
- Standardkonformität: Eine XRechnung muss dem Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entsprechen.
Vorteile der XRechnung
- Kostenreduktion: Unternehmen profitieren von einer größeren Automatisierung und weniger Papierverbrauch.
- Effizienzsteigerung: Der elektronische Rechnungsprozess spart Zeit und reduziert den Bedarf an Personal.
- Nachhaltigkeit: Reduzierung von Papierausdrucken und damit umweltfreundlicher.
Sicherheit beim Austausch von XRechnungen
Der Austausch von XRechnungen ist sehr sicher. Dokumente werden häufig in speziellen Portalen hochgeladen, wodurch sie direkt und sicher zum Empfänger gelangen. Beim Versand per E-Mail sollte auf eine verschlüsselte Übertragung geachtet werden. Unternehmen müssen Sicherheitsstandards wie die Verwendung sicherer Übertragungsprotokolle einhalten, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
Was bedeutet ZUGFeRD?
Das hybride Format für alle Unternehmen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine visuell lesbare PDF/A-3 Datei als auch eingebettete strukturierte Daten enthält. Damit verbindet ZUGFeRD die Vorteile der maschinellen Auslesbarkeit mit der Möglichkeit, die Rechnung auch für Menschen lesbar zu archivieren, was besonders nützlich ist, wenn Sie eine ZUGFeRD Rechnung erstellen möchten.
Wer kann ZUGFeRD nutzen?
- Private Unternehmen: Besonders geeignet für Unternehmen, die ihre Rechnung elektronisch versenden möchten, aber keine Verpflichtung zur Nutzung der XRechnung haben.
- Öffentliche Auftraggeber: Einige Behörden akzeptieren auch ZUGFeRD-Rechnungen, allerdings muss die Einhaltung bestimmter Standards (ZUGFeRD 2.1) gewährleistet sein.
- Internationale Geschäfte: Das Format wird auch von Unternehmen genutzt, die Rechnungen ins Ausland versenden, da ZUGFeRD internationale Normen unterstützt.
Der Unterschied zwischen den 3 Rechnungen:
Hier ein Überblick:
- E-Rechnung
Dies ist der allgemeine Begriff, der für die elektronisch übermittelte Rechnung steht. - E-Rechnungen können in verschiedenen strukturierten Formaten vorliegen und unterscheiden sich dabei in XRechnung oder ZUGFeRD.
Eine als PDF – verschickte Rechnung gilt ab 2024 als Sonstige Rechnung und wird nicht mehr als E-Rechnung bezeichnet.
- XRechnung
Dies ist ein spezifisches Format für elektronische Rechnungen, das für den Einsatz im öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf XML und entspricht den Vorgaben des europäischen Standards für elektronische Rechnungen.
Die XRechnung ist besonders wichtig für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, da diese verpflichtet sind, Rechnungen im XRechnung-Format zu empfangen.
- ZUGFeRD-Rechnung
Dies ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert.
Dadurch vereint ZUGFeRD die Vorteile der maschinellen Auslesbarkeit mit der Option, die Rechnung auch in einem menschenlesbaren Format zu archivieren.
Kurz und Knapp:
E-Rechnung ist der allgemeine Begriff für die elektronische Rechnungen und unterscheidet hier zwischen der ZUGFeRD-Rechnung und der XRechnung, die spezielle Formate für die elektronische Rechnungsstellung haben.
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 Weiterführende Links | |
|---|---|
| Elektronische Rechnung | Wikipedia: XRechnung |