Warum sollten Sie einen Lieferschein erstellen?
Ein Lieferschein ist ein wichtiges Dokument bei jedem Geschäftsvorgang und sollte immer erstellt werden, wenn Sie Waren an einen Empfänger senden. Die Erstellung eines Lieferscheins bietet eine Reihe von Vorteilen, u. a. die Sicherstellung, dass die Waren geliefert wurden und zugleich einen Nachweis über den Wareneingang.
Der vollständige Lieferschein dient auch als wichtiger Buchhaltungsbeleg, aus dem hervorgeht, was und wann geliefert wurde. Ohne den Lieferschein wäre es schwierig, den Überblick über die Lieferungen zu behalten, so dass es unmöglich wäre, den Erhalt der Waren sicherzustellen. Außerdem gäbe es ohne Lieferschein keine rechtliche Dokumentation der Transaktionen zwischen dem Absender und dem Empfänger. Alles in allem bietet die Anlage eines Lieferscheins zahlreiche Vorteile für beide an der Transaktion beteiligten Parteien und sollte niemals außer Acht gelassen werden.
Ein weiterer Nutzeffekt betrifft das Lager, so dass entsprechende Artikel für den Kunden zeitnah bereitgestellt werden können.
Welche Angaben sollte ein Lieferschein beinhalten?
Ein Lieferschein ist ein wichtiges Dokument, das der Ware bei der Zustellung immer beiliegen sollte. Der Lieferschein sollte vollständige Informationen über den Absender und den Empfänger sowie das Datum der Warenlieferung und eine Lieferscheinnummer enthalten.
Dies vereinfacht den Prozess und trägt dazu bei, dass das Eigentum an der Ware bekannt gegeben wird, wenn diese versandt bzw. zugestellt wurde. Darüber hinaus sollte der Lieferschein auch Angaben zu Art, Menge und Gewicht der zu liefernden Waren sowie etwaige zusätzliche Anweisungen beider Parteien enthalten.
Schließlich müssen, falls zutreffend, Zahlungsinformationen für erbrachte Dienstleistungen enthalten sein, damit die Transaktion erfolgreich abgeschlossen werden kann. Ohne einen umfassenden Lieferschein kann es zu Unklarheiten oder Verzögerungen bei der Ausführung von Lieferungen kommen. Daher ist es wichtig, dass jeder Lieferschein alle notwendigen Informationen enthält, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Aus der Praxis heraus sollte der Lieferschein daher folgende Angaben mindestens enthalten:
- Adresse des Lieferanten
- Adresse des Empfängers / Lieferanschrift
- Fortlaufende LS-Nr.
- Menge, Preis und Angaben zur Ware
- Vorgang als Lieferschein kennzeichnen
- Angaben zu bereits erfolgten oder noch ausstehenden Lieferungen (Teillieferung)
- Eigentumsvermerk
- Lieferdatum
Die Erstellung eines Lieferscheins mit Pflichtangaben
Einen Lieferschein erstellen, auch Warenbegleitschein genannt, ist in der Faktura Software sehr schnell erledigt.
Mit einem Klick in der Navigation auf Lieferschein und anschließendem Betätigen der Funktion „Neu“ ist der Vorgang bereits mit der der fortlaufenden LS-Nummer. angelegt.
Den Lieferschein schreiben wie das Hinzufügen des Empfängers mit entsprechenden Warenpositionen, ist mit wenigen Klicks gemacht.
Versenden Sie z.B. ein Paket, sollte der LS beim Versand der Ware beiliegen.
In den Einstellungstexten lässt sich der Eigentumsvorbehalt einmalig eintragen und wird bei jeder Neuanlage
automatisiert übernommen. Außerdem ist der Warenbegleitschein auch für die spätere Buchhaltung wichtig, da die
Ware mit dem Rechnungsprogramm in Rechnung gestellt wird.
Wenn Sie zuvor ein Angebot über die Angebotssoftware erstellen und dieses dann in eine Auftragsbestätigung umwandeln, kann das automatische Anlegen mit nur einem Klick durchgeführt werden.
Eine Software für Auftragsbearbeitung, wie PiDA faktura, optimiert und vereinfacht das Bearbeiten und Erstellen dieser Vorgänge, unabhängig von der Betriebsgröße. Daher sollte auch der Kleinunternehmer von den vielfältigen Funktionen und der Effizienz von PiDA faktura profitieren.
Vorlage in PiDA faktura nutzen
Die Faktura Lösung PiDA faktura enthält ein eigenes Lieferschein Modul. In diesem ist bereits eine fertige Vorlage mit allen Angaben für die Erstellung implementiert.
Die Daten für den Empfänger, auch mit abweichender Lieferanschrift, sowie entsprechende Waren – Positionen sind schnell erfasst, so dass der LS für den Versand oder Transport der Ware ausgestellt werden kann.
Daten nur einmalig erfassen
Da die Daten des Lieferscheins mit der gelieferten Ware bereits erfasst wurden, kann jetzt aus diesem Vorgang mit der Rechnungssoftware Mac mit nur einem Klick eine Rechnung mit allen „Pflichtangaben einer Rechnung“ erzeugt werden.
Einen Lieferschein erstellen mit PiDA faktura
Download
Das Erstellen von Lieferscheinen in PiDA faktura ist sehr einfach und schnell durchgeführt. Der Lieferschein enthält alle Pflichtangaben. Durch das Sprachmodul können auch
mehrsprachige Ausdrucke wie z.B. ein Lieferschein zusätzlich in englisch oder Sprache einer Wahl erstellt werden.
Laden Sie jetzt eine Demoversion für das Betriebssystem macOS oder Windows.
Kann ein LS-Schein eine Rechnung ersetzen?
Diese Frage wird immer wieder gestellt und kann mit einem klaren Nein beantwortet werden. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, zeitnah eine Rechnung zu erstellen mit den entsprechenden gesetzlichen Pflichtangaben.
Nur der Geschäftsvorgang einer Rechnung kann daher durch den Empfänger beglichen werden.
Der Warenbegleitschein kann auch elektronisch erzeugt und online auf den Weg gebracht werden. Das hat den Nutzen, dass der Empfänger bereits vorab weiß, welche Ware zu ihm unterwegs ist.
Die Aufbewahrungsfrist eines Lieferscheins
Ein ausgestellter Lieferschein muss seit 01/2017 nicht mehr aufbewahrt werden. Dies ist jedoch mit der Fertigung einer Rechnung verbunden. Ist die Rechnung zum Lieferschein erstellt, ist diese bindend. Enthält die Rechnung jedoch Angaben zum Lieferschein, ist dieser wie ein Bestandteil zur Rechnung zu sehen und muss ebenfalls aufbewahrt werden.
Lieferscheinerstellung als Kleinunternehmer
Sie sind Kleinunternehmer und müssen einen Lieferschein erstellen? Dann sollten Sie PiDA faktura, das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer nutzen. Mit nur einem Klick können Sie die Kleinunternehmerregelung aktivieren und Ihre Vorgänge ohne Mehrwertsteuer ausweisen.
Weiterführende Links
PiDA faktura Programmpakete
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Wikipedia Info