Aktualisiert am 20. August 2025 von T. Piereck
Bis wann ist die PDF-Rechnung noch erlaubt?
E-Rechnung Übergangsfristen 2025: Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – PDF-Rechnungen sind ab sofort nicht mehr ausreichend. Viele fragen sich nun: Welche Übergangsfristen gelten? Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt? Und ab wann gilt die Pflicht wirklich für den Versand?
In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über Fristen, Ausnahmen und die nächsten Schritte für eine reibungslose Umstellung.
 Inhaltsangabe | |
|---|---|
| Was ist eine E-Rechnung | Vorteile einer frühen Umstellung |
| Warum gibt es Übergangsfristen | PiDA faktura 9.7 |
| E-Rechnung Übergangsfristen | Kurz und Knapp |
| Ausnahmen von der Pflicht |
Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht PDF nicht mehr?
Eine E-Rechnung ist nicht gleichzusetzen mit einer per E-Mail verschickten PDF-Datei. Sie muss:
- in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen,
- den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen,
- Daten enthalten, die automatisch weiterverarbeitet werden können.
Die in Deutschland gebräuchlichsten Formate sind:
- XRechnung (XML-Format, vor allem im öffentlichen Auftragswesen),
- ZUGFeRD 2.x (hybrides Format: PDF + XML-Datensatz).
Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Kriterien nicht – sie ist lediglich ein Bild- oder Textdokument und keine gültige E-Rechnung.
Warum gibt es Übergangsfristen bei der E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein Großprojekt. Millionen Unternehmen müssen ihre Prozesse umstellen – vom Rechnungsversand bis zur Buchhaltung. Damit das nicht von heute auf morgen passiert, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen. Diese sorgen dafür, dass Betriebe schrittweise an die neuen Anforderungen herangeführt werden.
E-Rechnung Übergangsfristen 2025 bis 2028 im Überblick
Die Einführung erfolgt gestaffelt. Entscheidend sind die Übergangsfristen E-Rechnung 2025:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: PDFs und Papierrechnungen sind im Rahmen der Übergangsregelung E-Rechnung 2025 noch erlaubt – allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich – unabhängig von Umsatzgröße.
Damit ist auch klar: Die Antwort auf die Frage „Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt?“ lautet – nur noch bis zum 31. Dezember 2026.
Ausnahmen von der Pflicht
Nicht alle Dokumente fallen unter die E-Rechnungspflicht. Folgende Bereiche sind ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise (z. B. Bahntickets)
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG
Für alle anderen Rechnungen gilt: Wer weiterhin nur PDFs verschickt, riskier Vorsteuerverluste und Probleme bei Betriebsprüfungen.
Vorteile einer frühen Umstellung
Viele Unternehmen zögern noch, doch die rechtzeitige Umstellung bringt klare Vorteile:
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, vollständig digitaler Prozess.
- Rechtssicherheit: Sie erfüllen schon jetzt die gesetzlichen Vorgaben.
- Effizienz: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Kosten.
- Schnellere Zahlungen: Durch standardisierte Daten sinkt die Fehlerquote.
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- Einfache Bedienung ohne technisches Spezialwissen.
- Zukunftssicher und kompatibel mit den gesetzlichen Anforderungen bis 2028.
Damit meistern Sie die Umstellung problemlos – und profitieren schon heute von den Vorteilen der E-Rechnung.
Ihr nächster Schritt
Die Übergangsfristen zur E-Rechnung geben Unternehmen noch eine gewisse Flexibilität, doch spätestens ab 2027 ist der Versand verpflichtend – ab 2028 dann für alle. Wer schon jetzt auf E-Rechnungen setzt, profitiert von Rechtssicherheit, Effizienz und Kostenvorteilen.
Mit PiDA faktura 9.7 sind Sie bestens gerüstet, um E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und Ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher aufzustellen.
Kurz und knapp:
E-Rechnung Pflicht ab wann?
- Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025.
- Versandpflicht: ab 2027 (für >800.000 € Umsatz) und ab 2028 für alle.
Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung 2025?
- Bis Ende 2026 können Unternehmen noch PDF- oder Papierrechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt?
- Spätestens am 31. Dezember 2026 endet die Möglichkeit, PDF-Rechnungen rechtswirksam zu verschicken.
Welche Formate sind erlaubt?
- XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigsten gesetzeskonformen Formate in Deutschland. Mehr Details zum Thema E-Rechnung finden Sie im Blogartikel Elektronische Rechnung.
 Weiterführende Links | |
|---|---|
| Individualsoftware | E-Rechnung |