Elektronische Rechnung

Aktualisiert am 4. September 2026 von T. Piereck

Definition, Vorteile & Formate

Ab 2025 werden elektronische Rechnungen für immer mehr Unternehmen zur Pflicht. Doch was genau ist eine E-Rechnung, wie unterscheidet sie sich von Papier- oder PDF-Rechnungen und welche Formate müssen Unternehmen kennen?
Dieser Beitrag liefert einen kompakten Überblick über die rechtlichen Grundlagen, Vorteile und praktischen Anwendungen der elektronischen Rechnung.

Inhaltsangabe
Was ist eine elektronische Rechnung?	Formate der elektronischen Rechnung
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?	Was ändert sich für Unternehmen ab 2025?
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?	So bereiten Sie sich auf die E-Rechnung vor
	Kurz und Knapp

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Anders als eine PDF-Datei enthält sie nicht nur eine grafische Darstellung, sondern standardisierte Daten (z. B. XML), die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können.

 
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten gesetzliche Übergangsregelungen.
Ziel der EU-Richtlinie und des deutschen Wachstumschancengesetzes ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

In unserem Beitrag E-Rechnung Pflicht 2025–2028: Gesetz, Fristen & Ausnahmen erfahren Sie alle wichtigen Details.

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?

• Zeit und Kosten sparen
  Keine Papier-, Druck- oder Portokosten mehr. E-Rechnungen lassen sich in Sekunden versenden und automatisch verarbeiten.
• Fehler reduzieren
  Durch standardisierte Datenformate entfallen manuelle Übertragungsfehler – Rechnungsdaten gelangen direkt in die Buchhaltung.
• Rechtssicher und GoBD-konform
  E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit und Archivierung nach GoBD.
• Umweltfreundlich
  Weniger Papierverbrauch und Transportwege – ein positiver Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Formate der elektronischen Rechnung

In Deutschland sind zwei Formate besonders wichtig:

XRechnung

Ein XML-basiertes Format, das für Rechnungen an Behörden verpflichtend ist. Es ermöglicht den standardisierten Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.

Mehr dazu im Beitrag „XRechnung erstellen – Anleitung & Format erklärt“.

ZUGFeRD

Ein Hybridformat, das eine visuelle PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Ideal für den Datenaustausch zwischen Unternehmen.

Was ändert sich für Unternehmen ab 2025?

• Für die Ausstellung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich gelten Übergangsregelungen. Ab 2027 greifen je nach Vorjahresumsatz unterschiedliche Regelungen; ab 2028 ist die E-Rechnung grundsätzlich für alle ausstellungspflichtigen Unternehmen verpflichtend.

• Übergangsfristen gelten je nach Unternehmensgröße.
  Infos zu den E-Rechnung-Übergangsfristen 2025 finden Sie hier.

• Der Empfang von E-Rechnungen wird Pflicht – Unternehmen müssen in der Lage sein, sie anzunehmen und zu verarbeiten.

So bereiten Sie sich auf die E-Rechnung vor

1. Prüfen Sie Ihre Software – unterstützt sie E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD)?
2. Schulen Sie Ihr Team – Erläutern Sie den Unterschied zwischen PDF und echter E-Rechnung.
3. Stellen Sie Ihre Prozesse um – prüfen Sie insbesondere die Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen.
   Wenn Sie wissen möchten, wie Sie E-Rechnungen in wenigen Minuten erstellen, lesen Sie unseren Praxisartikel „E-Rechnung schnell erstellen in 4 Schritten“

Kurz und Knapp:

Die E-Rechnung ist der neue Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis 2027; ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle ausstellungspflichtigen Unternehmen verpflichtend.

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Weiterführende Links
XRechnung-erstellen	Wikipedia