Aktualisiert am 3. September 2025 von T. Piereck
Bis wann ist die PDF-Rechnung noch erlaubt?
E-Rechnung Übergangsfristen 2025: Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – klassische PDF-Rechnungen sind damit nicht mehr ausreichend.
Viele fragen sich jetzt: Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt? Welche Übergangsfristen gelten genau? Und ab wann besteht die Pflicht auch für den Versand?
In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Fristen, Übergangsregelungen und Ausnahmen – sowie Tipps, wie Sie sich mit PiDA faktura 9.7 schon jetzt optimal auf die Umstellung vorbereiten können.
 Inhaltsangabe | |
|---|---|
| Was ist eine E-Rechnung | Vorteile einer frühen Umstellung |
| Warum gibt es Übergangsfristen | PiDA faktura 9.7 |
| E-Rechnung Übergangsfristen | Kurz und Knapp |
| Ausnahmen von der Pflicht |
Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr. Verbindliche Informationen entnehmen Sie bitte den offiziellen Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).
Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht PDF nicht mehr?
Eine E-Rechnung ist nicht gleichzusetzen mit einer per E-Mail verschickten PDF-Datei. Sie muss:
- in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen,
- den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen,
- Daten enthalten, die automatisch weiterverarbeitet werden können.
Die in Deutschland gebräuchlichsten Formate sind:
- XRechnung (XML-Format, vor allem im öffentlichen Auftragswesen),
- ZUGFeRD 2.x (hybrides Format: PDF + XML-Datensatz).
Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Kriterien nicht – sie ist lediglich ein Bild- oder Textdokument und keine gültige E-Rechnung (mehr Infos beim BMF)
Warum gibt es Übergangsfristen bei der E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein komplexes Projekt. Millionen Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen – vom Rechnungsversand über die IT-Schnittstellen bis zur Buchhaltung. Damit das nicht abrupt passiert, wurden Übergangsregelungen beschlossen, die Unternehmen schrittweise auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
Übergangsfristen E-Rechnung 2025 bis 2028 im Überblick
Die Einführung erfolgt gestaffelt. Entscheidend sind die Übergangsfristen E-Rechnung 2025:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: PDFs und Papierrechnungen sind im Rahmen der Übergangsregelung E-Rechnung 2025 noch erlaubt – allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich – unabhängig von Umsatzgröße.
Damit ist auch klar: Die Antwort auf die Frage „Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt?“ lautet – nur noch bis zum 31. Dezember 2026.
Ausnahmen von der Pflicht
Nicht alle Dokumente fallen unter die E-Rechnungspflicht. Folgende Bereiche sind ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise (z. B. Bahntickets)
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG
Für alle anderen Rechnungen gilt: Wer weiterhin nur PDFs verschickt, riskiert Vorsteuerverluste und Probleme bei Betriebsprüfungen.
Vorteile einer frühen Umstellung
Viele Unternehmen zögern noch, doch die rechtzeitige Umstellung bringt klare Vorteile:
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, vollständig digitaler Prozess.
- Rechtssicherheit: Sie erfüllen schon jetzt die gesetzlichen Vorgaben.
- Effizienz: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Kosten.
- Schnellere Zahlungen: Durch standardisierte Daten sinkt die Fehlerquote.
PiDA faktura 9.7:
Ihre Lösung für ZUGFeRD und XRechnung
Mit PiDA faktura 9.7 erledigen Sie die Umstellung einfach und zuverlässig:
- Erstellen und Versand von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus der Software.
- Automatisierte Archivierung der Rechnungen.
- Einfache Bedienung ohne technisches Spezialwissen.
- Zukunftssicher und kompatibel mit den gesetzlichen Anforderungen bis 2028.
Damit meistern Sie die Umstellung problemlos – und profitieren schon heute von den Vorteilen der E-Rechnung.
Ihr nächster Schritt
Die Übergangsfristen zur E-Rechnung geben Unternehmen noch eine gewisse Flexibilität, doch spätestens ab 2027 ist der Versand verpflichtend – ab 2028 dann für alle. Wer schon jetzt auf E-Rechnungen setzt, profitiert von Rechtssicherheit, Effizienz und Kostenvorteilen.
Mit PiDA faktura 9.7 sind Sie bestens gerüstet, um E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und Ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher aufzustellen.
Kurz und knapp: Übergangsfristen E-Rechnung 2025
E-Rechnung Pflicht ab wann?
- Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025.
- Versandpflicht: ab 2027 (für >800.000 € Umsatz) und ab 2028 für alle.
Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung 2025?
- Bis Ende 2026 können Unternehmen noch PDF- oder Papierrechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt?
- Spätestens am 31. Dezember 2026 endet die Möglichkeit, PDF-Rechnungen rechtswirksam zu verschicken.
Welche Formate sind erlaubt?
- XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigsten gesetzeskonformen Formate in Deutschland. Mehr Details zum Thema E-Rechnung finden Sie im Blogartikel Elektronische Rechnung.
 Weiterführende Links | |
|---|---|
| Individualsoftware | E-Rechnung |