Aktualisiert am 30. August 2023 von T. Piereck
 Inhaltsverzeichnis | |
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| Sammelrg. erstellen | Pflichtangaben |
| Kostenlose Demo laden | Mehrere Sprachen |
| Eine Rechnung anlegen |
Sammelrechnungen durch mehrere Aufträge erstellen
In der Praxis kommt es häufig vor, dass von einem Kunden dauerhaft Aufträge erteilt werden.
Nehmen wir als Beispiel eine Bäckerei, die wöchentlich im Gewerbegebiet ortsansässige Firmen mit
einem Frühstück-Service beliefert.
In diesem Fall macht es Sinn, die gelieferten Waren / Dienstleistungen als Auftrag bzw. Lieferschein anzulegen und nach einem Zeitraum diese in Form einer Sammelrechnung zu fakturieren.
Eine Sammelrechnung ist in diesem Fall eine zusammenfassende Rechnung.
Vorteil dieser Verfahrensweise ist die damit verbundene Zeitersparnis. Nicht für jede Lieferung muss in der Buchhaltung eine extra Rechnung erzeugt und versendet werden. Alle Lieferungen werden in einer einzigen Rechnung für einen bestimmten Zeitraum zusammengefasst. Es fallen dadurch auch weniger Buchungen an.
Bestandteil der Sammelrechnung muss für jede Lieferung das Liefer- oder Leistungsdatum sein. Diese Daten sind zwingend vorgeschrieben und werden in der Sammelrechnung zusammen aufgeführt.
Dabei kann das Datum in mehreren Varianten auf der Rechnung aufgeführt werden:
Hier kann der Warenbegleitschein als Vorlage dienen mit der Angabe der LS Nummer und des Leistungsdatums.
Aber auch der Hinweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht ist möglich sowie
der Verweis auf das Lieferscheindatum des Warenbegleitscheins.
Eine Sammelrechnung mit PiDA faktura anlegen
Als Vorlage dienen der Sammelrechnung mehrere Lieferscheine
Die Anlage von Sammelrechnungen wird mit PiDA faktura sehr einfach gelöst. Zuvor muss jede erbrachte Leistung / gelieferte Ware als Arbeitsauftrag angelegt sein. Ein Vorteil ist, dass Vorgänge in PiDA faktura kopiert werden können. Daher ist ein „erster angelegter Auftrag“ oft die Vorlage für eine Kopie.
Nach dem Kopieren können die einzelnen Verkaufspositionen angepasst werden.
Das ist in der Regel sehr schnell gemacht. Auf diese Art und Weise sind die Geschäftsvorgänge schnell angelegt.
Mit einem Mausklick werden diese Arbeitsaufträge zum LS weiter verarbeitet, also an das LS Modul für die spätere Rechnungsstellung übergeben.
Das muss für jeden einzelnen Kunden gemacht werden, der über einen längeren Zeitraum beliefert wurde.
Wenn dies der Fall ist, gehen wir in das Modul Rechnung und betätigen die Register Seite „Positionen“.
Demo – Download
Das Erstellen von Sammelrechnungen in PiDA faktura ist sehr einfach und schnell durchgeführt.
Laden Sie eine Demo für das Betriebssystem macOS oder Windows und überzeugen Sie sich selber.
Im Rechnungsmodul die Sammelrechnung anlegen
Mit dem Button: LS übern. öffnet sich ein weiteres Fenster. In diesem werden die für diesen Kunden angelegten Lieferscheine / Warenbegleitscheine angezeigt, so dass diese zur Übernahme selektiert werden können.
D.h. zu der aktuell erfassten Rechnung möchten Sie die Positionen mit Lieferscheinangaben aus den bestehenden offenen Lieferscheinen übertragen.
HINWEIS: Bevor Sie Lieferscheine übernehmen können, muss die Rechnung gespeichert werden.
Das sich jetzt öffnende Fenster zeigt Ihnen alle offenen zu diesem Kunden gehörende LS – Vorgänge an.
In diesem Fenster kann ein einzelner Vorgang übertragen werden. Dazu muss dieser in der Liste mit der Maus selektiert werden und kann mit einem Doppelklick in die Rechnung übertragen werden.
Sollen alle Vorgänge in der Liste in die Rechnung übergeben werden, muss oben rechts der Button:
Alle Ls übertragen betätigt werden.
Auf der linken Seite sehen Sie, wie die entsprechenden Positionen der LS in die Verkaufsliste der Rechnung übertragen wurden. Vorangestellt ist immer die LS-Nr. Nummer mit dem dazugehörigen Leistungsdatum.
So schnell können Sie in PiDA faktura eine Sammelrechnung fertigen und bereits angelegte Vorgänge mit den Pflichtangaben zu einer Rechnung zusammenfassen.
Vorgänge für einzelne Rechnungen mit Pflichtangaben kennzeichnen
Wenn Sie in der Praxis einzelne Lieferscheine für eine Sammelrechnung vormerken wollen, können Sie dies im Vorgang selber auf der Registerseite Vor – und Nachtext im Feld Notiz hinterlegen.
Aber auch auf der Registerseite Erfassung kann dazu das Freifeld verwendet werden um entsprechende Einträge zu hinterlegen.
Mehrsprachige Sammelrechnung in PiDA faktura
Wenn Sie das Sprachmodul von PiDA faktura nutzen, können Sie zu jedem Kunden die gewünschte Sprache (für den Druck der Geschäftsvorgänge) hinterlegen. Somit wird die Sammelrechnung später in der Sprache, die Sie in den Einstellungen zum Kunden hinterlegt haben, gedruckt.
Weitere Beispiele für das Erstellen von Sammelrechnungen
Oft können Handwerksbetriebe mit Dauerauftrag zur Wartung und Pflege von Anlagen, Maschinen und mehr mit Sammelrechnungen arbeiten, wenn immer „wiederkehrende Leistungen“ in periodischen Abständen erbracht werden. Auf diese Art und Weise kann der Handwerksbetrieb mehrere Kundenaufträge gemeinsam abrechnen.
Aber auch im Baugewerbe, wenn Lieferungen an den gleichen Abnehmer gehen, wird die Sammelrechnung regelmäßig angewendet. So werden die vielen Bestellungen für z.B. Zementsäcke und Steine, anhand der verschiedenen Geschäftsvorfälle dann zu einer Rechnung zusammengefasst. Statt viele Einzelrechnungen zu schreiben, wird für mehrere Warenlieferungen nur eine Rechnung erstellt. So lässt sich viel Zeit und Geld sparen.
Auch die Abwicklung der Stromrechnung über die anfallenden Kosten, die den Verbrauch über einen bestimmten Zeitraum berechnet, wird als Jahresabrechnung zur Verfügung gestellt und ist eine Sammelrechnung. Hier wird mit Abschlagszahlungen gearbeitet und um dann einmal im Jahr den tatsächlichen Verbrauch für zwölf Monate abzurechnen.
So auch im Großhandel und in vielen anderen Branchen, in denen laufend Artikel über einen längeren Zeitraum hinweg bestellt werden, ist der Einsatz einer Gesamtabrechnung der Einzelsummen für den gleichen Kunden von Vorteil. Die Abrechnung kann wöchentlich aber auch zum Monatsende aber auch jährlich erfolgen.