Aktualisiert am 22. Januar 2025 von T. Piereck
Vorteile der Software Angebotserstellung
Für Dienstleister, Handwerker und KMUs bietet PiDA faktura eine schnelle und zuverlässige Software zur Angebotserstellung. Durch die gut strukturierte Artikelverwaltung mit Preisgruppen und die Möglichkeit, Artikeltexte zu kopieren sowie Stücklisten zu nutzen, wird der gesamte Prozess effizienter. So können Angebote schneller erstellt und Kunden schneller bedient werden – ein entscheidender Vorteil im hart umkämpften Markt eines jeden Unternehmers.
Herausforderungen bei der Angebotserstellung
Stellen wir uns einen Installateurmeister vor, der sich auf Heizungs- und Sanitärinstallationen spezialisiert hat, oder einen Schreiner, der maßgefertigte Möbel herstellt. Beide sind täglich mit der Erstellung von Angeboten beschäftigt, sei es für neue Heizungsanlagen, Badsanierungen oder den Bau individueller Küchen. Häufig geht ein typischer Arbeitstag so:
- Besichtigung beim Kunden: Vor Ort werden Maße genommen, Kundenwünsche besprochen und erste Details zur benötigten Arbeit geklärt.
- Angebotserstellung am Abend: Nach einem langen Arbeitstag sitzt der Handwerker oft noch stundenlang am Rechner, um Angebote zu erstellen. Dabei müssen Materialien, Arbeitsstunden und Sonderwünsche korrekt kalkuliert werden.
3. Fehlerquellen: Durch manuelle Eingaben in Word oder Excel schleichen sich leicht Fehler ein. Die Kalkulation stimmt nicht, Positionen fehlen oder Formate sind uneinheitlich.
4. Verzögerte Kommunikation: Angebote werden oft zu spät versendet, wodurch potenzielle Aufträge verloren gehen.
Mit der Software zur Angebotserstellung ändert sich dieser Prozess grundlegend.
Nicht nur der Installateur oder Schreiner profitiert von der Lösung PiDA faktura, die seine tägliche Arbeit erleichtert.
Angebote leichter erstellen
Zügige Erstellung von Angeboten:
Nach Eingabe der Kundendaten werden die Leistungen eingegeben. Dank vordefinierter Artikel, wahlweise mit Bild lassen sich Materialien und Arbeitsstunden mit wenigen Klicks hinzufügen. Für häufig verwendete Materialien oder Leistungen – wie Rohre, Armaturen oder Holzplatten – entfällt das wiederholte Eingeben von Texten. So kann ein komplettes Angebot innerhalb von Minuten erstellt werden.
Schneller Versand und Nachverfolgung:
Angebote können direkt aus der Software per E-Mail versendet werden. Die Statusübersicht zeigt, welche Angebote noch offen sind und wo nachgehakt werden sollte.
Artikelverwaltung mit Preisgruppen:
In der Artikelverwaltung lassen sich Artikel mit bis zu fünf Preisgruppen hinterlegen. So können beispielsweise unterschiedliche Preise für Privatkunden, Großkunden oder spezielle Partner festgelegt werden. Diese Preisgruppen werden automatisch im Angebot berücksichtigt. Ebenfalls ist die Option Rabatt fähig zum Artikel wählbar.
Sobald einem Kunden in der Adressverwaltung eine Preisgruppe zugeordnet wurde, wird diese automatisch im Angebot angewendet. Alternativ kann auch ein individueller Rabatt für Kunden festgelegt werden. Diese automatisierte Zuordnung spart Zeit und reduziert Fehler bei der Angebotserstellung.
Stücklistenverwaltung für komplexe Projekte:
Für Projekte, bei denen mehrere Komponenten zusammengehören, ist die Stücklistenverwaltung ein großer Vorteil. Ein Schreiner kann z. B. für einen Einbauschrank alle benötigten Materialien wie Holzplatten, Scharniere und Griffe als Stückliste anlegen. Beim Erstellen eines Angebots fügt er dann einfach die gesamte Stückliste ein – das spart Zeit und sorgt für Vollständigkeit.
Kopieren von Artikeln mit langen Texten:
Viele Handwerker benötigen detaillierte Artikelbeschreibungen, etwa bei maßgefertigten Schränken oder komplexen Installationen. In PiDA faktura lassen sich Artikel mit langen Texten einfach duplizieren. Nach dem Duplizieren muss lediglich eine eindeutige Artikelnummer vergeben werden. Das ermöglicht es, ähnliche Artikelvarianten schnell und unkompliziert zu erstellen.
Automatisierte Kalkulation:
Die Software berechnet automatisch den Gesamtpreis – inklusive Materialien, Arbeitszeit, Mehrwertsteuer und Rabatten. Fehler in der Kalkulation werden dadurch vermieden.
Software Angebotserstellung mit individuellem Layout
Firmen-Logo oder kompletter Briefbogen
Ein wesentlicher Vorteil unserer Fakturierungslösung ist die Option, Ihr Firmenlogo und Ihre Adressangaben einmalig im System zu speichern. Sobald diese Daten hinterlegt sind, erscheinen sie automatisch in sämtlichen zukünftigen Dokumenten – vom Angebot bis zur Rechnung. Dadurch sparen Sie Zeit und müssen sich nicht wiederholt um das Design kümmern.
Falls Sie bereits einen gestalteten Briefbogen nutzen, lässt sich dieser unkompliziert im JPEG-Format hochladen. Das System integriert diesen Briefbogen dann automatisch in alle erstellten Vorgänge. Diese Möglichkeit sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Dokumente und hilft Ihnen, Ihr Corporate Design konsequent zu präsentieren. Sollten Sie einen fertigen Briefbogen haben, können Sie diesen im JPEG-Format hinterlegen. Für alle Vorgänge wird dann automatisch dieses Layout verwendet.
Volle Kontrolle über Ihre Angebote:
Verfolgen Sie den Status Ihrer Angebote und erstellen Sie aus erfolgreichen Angeboten direkt Rechnungen. Die Liste offen verschafft Ihnen ganz schnell den Überblick. Angebote, die nicht angenommen wurden, können ganz einfach ins Archiv gelegt werden. So kann man später wieder darauf zurückgreifen und die Liste offen bleibt übersichtlich.
Für eine professionelle Angebotsverwaltung ist eine leistungsstarke Angebotssoftware unerlässlich.
Sie kennen PiDA faktura noch nicht?
Mit unseren kostenlosen Demo-Versionen (macOS und PC) überzeugen Sie sich selber von der Einfachheit der Software für die Angebotserstellung.
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