E-Rechnung Übergangsfristen 2025:

Aktualisiert am 4. September 2026 von T. Piereck

Bis wann ist die PDF-Rechnung noch erlaubt?

E-Rechnung Übergangsfristen 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine klassische PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Für den Versand gelten jedoch Übergangsregelungen.

Viele fragen sich jetzt: Bis wann ist die PDF-Rechnung erlaubt? Welche Übergangsfristen gelten genau? Und ab wann besteht die Pflicht auch für den Versand?

In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Fristen, Übergangsregelungen und Ausnahmen – sowie Tipps, wie Sie sich mit PiDA faktura schon jetzt optimal auf die Umstellung vorbereiten können.

Inhaltsangabe
Was ist eine E-Rechnung	Vorteile einer frühen Umstellung
Warum gibt es Übergangsfristen	PiDA faktura 9.7
E-Rechnung Übergangsfristen	Kurz und Knapp
Ausnahmen von der Pflicht

Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr. Verbindliche Informationen entnehmen Sie bitte den offiziellen Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).

Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht PDF nicht mehr?

Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Kriterien nicht – sie ist sie ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. (mehr Infos beim BMF)

Warum gibt es Übergangsfristen bei der E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein komplexes Projekt. Millionen Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen – vom Rechnungsversand über die IT-Schnittstellen bis zur Buchhaltung. Damit das nicht abrupt passiert, wurden Übergangsregelungen beschlossen, die Unternehmen schrittweise auf die neuen Anforderungen vorbereiten.

E-Rechnung: Übergangsfristen 2025 bis 2028 im Überblick

Die Einführung erfolgt gestaffelt. Entscheidend sind die Übergangsfristen E-Rechnung 2025:

Bis wann ist eine PDF-Rechnung noch möglich?

Das hängt von der Unternehmensgröße und der jeweiligen Übergangsregelung ab. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro besteht die Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027. Ab 1. Januar 2028 endet auch diese Übergangsfrist.

Ausnahmen von der Pflicht

Nicht alle Dokumente fallen unter die E-Rechnungspflicht. Folgende Bereiche sind ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• Fahrausweise (z. B. Bahntickets)
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG
• Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich ausgenommen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht für Kleinunternehmer dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025.“

Für alle anderen Rechnungen gilt: Wer weiterhin nur PDFs verschickt, riskiert Vorsteuerverluste und Probleme bei Betriebsprüfungen.

Vorteile einer frühen Umstellung

Viele Unternehmen zögern noch, doch die rechtzeitige Umstellung bringt klare Vorteile:

• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, vollständig digitaler Prozess.
• Rechtssicherheit: Sie erfüllen schon jetzt die gesetzlichen Vorgaben.
• Effizienz: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Kosten.
• Schnellere Zahlungen: Durch standardisierte Daten sinkt die Fehlerquote.

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Mit PiDA faktura erstellen Sie bereits heute E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung direkt aus Ihrer Rechnung heraus.

• Damit können Sie Ihre Rechnungen bereits heute in einem strukturierten E-Rechnungsformat erstellen und sich unabhängig von den jeweiligen Übergangsfristen frühzeitig auf den zunehmenden elektronischen Rechnungsaustausch vorbereiten.

Damit meistern Sie die Umstellung problemlos – und profitieren schon heute von den Vorteilen der E-Rechnung.

Ihr nächster Schritt

Die Übergangsfristen geben Unternehmen noch etwas Zeit. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Übergangsregelung noch bis Ende 2027. Ab 2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle ausstellungspflichtigen Unternehmen verbindlich.

Mit PiDA faktura sind Sie bestens gerüstet, um E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und Ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher aufzustellen.

Kurz und knapp: Übergangsfristen E-Rechnung 2025

E-Rechnung Pflicht ab wann?

• Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025.
• Versandpflicht: Über 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, bis 800.000 € Übergangsfrist bis Ende 2027,
  ab 2028 grundsätzlich für alle ausstellungspflichtigen Unternehmen.
  Welche Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen sind und welche Ausnahmen gelten, erfahren Sie in unserem Beitrag E-Rechnung Pflicht 2025–2028

Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung 2025?

• Bis Ende 2026 können Unternehmen im Rahmen der Übergangsregelungen weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – auch andere elektronische Rechnungsformate wie PDF verwenden. Für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz gilt eine zusätzliche Übergangsregelung bis Ende 2027.

Bis wann ist die PDF-Rechnung noch möglich?

• Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz endet die entsprechende Übergangsregelung grundsätzlich zum 31. Dezember 2026. Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz können aufgrund der zusätzlichen Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen wie PDF-Rechnungen verwenden, sofern die dafür geltenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche Formate sind erlaubt?

• XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigsten gesetzeskonformen Formate in Deutschland. Mehr Details zum Thema E-Rechnung finden Sie im Blogartikel Elektronische Rechnung.

Weiterführende Links
Individualsoftware	E-Rechnung