Aktualisiert am 4. September 2026 von T. Piereck
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnung Pflicht 2025 stufenweise in Kraft. Damit müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format akzeptieren – und in den meisten Fällen auch selbst versenden. Die klassische PDF-Rechnung reicht künftig nicht mehr aus, da sie nicht als echte elektronische Rechnung gilt.
InhaltsangabeWarum wird jetzt die E-Rechnung Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil der deutschen Digitalstrategie und soll die Wirtschaft effizienter und transparenter machen.
Der Staat setzt damit eine EU-Richtlinie um, die langfristig ein einheitliches elektronisches Rechnungswesen in Europa schaffen soll.
Ziele der Pflicht sind:
- Mehr Transparenz im Steuerwesen
- Weniger Bürokratie bei Rechnungsprozessen
- Automatisierte Buchhaltung für Unternehmen
Damit endet die Ära von Papier- und reinen PDF-Rechnungen – künftig zählen nur noch strukturierte E-Rechnungen.
Lesen Sie hier unseren Überblick „Elektronische Rechnung – Definition, Vorteile & Formate“
Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht 2025?
Die Einführung erfolgt stufenweise:
Pflicht ab 2025
- Mit der E-Rechnung Pflicht 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt eine zusätzliche Übergangsregelung bis Ende 2027.
- Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Während der gesetzlichen Übergangsfristen kann eine PDF-Rechnung jedoch unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin als sogenannte sonstige Rechnung verwendet werden.
Ausnahmen und Sonderfälle
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vorerst von der Pflicht befreit.
- B2C-Rechnungen (also an Privatkunden) fallen nicht unter die neue Regelung.
- Rechnungen an Behörden (B2G) müssen bereits heute als XRechnung übermittelt werden.
Unternehmen sollten sich daher frühzeitig auf die E-Rechnung Pflicht 2025 vorbereiten, um technische Hürden und Verzögerungen im Rechnungsprozess zu vermeiden.
Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre aktuelle Software bereits E-Rechnungsfunktionen anbietet – oder planen Sie rechtzeitig den Wechsel.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen (B2B) ausführen. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen und Ausnahmen.
Grundsätzlich betrifft die E-Rechnungspflicht Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen (B2B) ausführen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen.
Entscheidend ist dabei auch der Vorjahresumsatz:
- Mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz: Ab dem 1. Januar 2027 müssen bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausgestellt werden.
- Bis einschließlich 800.000 € Vorjahresumsatz: Die Übergangsregelung gilt noch bis zum 31. Dezember 2027. Bis dahin können unter den geltenden Voraussetzungen weiterhin beispielsweise Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen als sonstige Rechnungen verwendet werden.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die E-Rechnung wird grundsätzlich für alle ausstellungspflichtigen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verbindlich.
Wichtig: Die Umsatzgrenze von 800.000 € bezieht sich auf den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers.
Betroffen sind
- Kapital- und Personengesellschaften (GmbH, UG, OHG, GbR usw.)
- Einzelunternehmen mit B2B-Geschäftspartnern
- Dienstleister, Handwerksbetriebe und Agenturen
Ausgenommen sind
- Privatkunden-Geschäfte (B2C)
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich ausgenommen. Sie können daher weiterhin beispielsweise Papierrechnungen oder andere zulässige Rechnungsformate verwenden. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ist davon zu unterscheiden.
- Rechnungen an ausländische Unternehmen, solange diese nicht in Deutschland steuerpflichtig sind.
Auch für Kleinunternehmer kann es sinnvoll sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Denn die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zunehmend zum Standard
Da die E-Rechnung verpflichtend eingeführt wird, sollten Unternehmen frühzeitig sicherstellen, dass ihre Software strukturierte Rechnungsformate verarbeiten kann. Wer den Wechsel vorbereitet, vermeidet Verzögerungen und profitiert von automatisierten Abläufen.
Eine ausführliche Übersicht über die einzelnen Fristen und Übergangsregelungen finden Sie in unserem Beitrag E-Rechnung Übergangsfristen 2025–2028
Was sagt das Gesetz konkret?
Die rechtlichen Grundlagen finden sich in:
§ 14 UStG – Definition und Anforderungen an elektronische Rechnungen
Wachstumschancengesetz – Einführung der E-Rechnungspflicht –
Damit ist rechtlich festgelegt:
Mit der E Rechnung Pflicht 2025 werden Unternehmen verpflichtet, strukturierte Rechnungen zu verarbeiten und später auch selbst zu versenden. Eine einfache PDF-Rechnung ist dann nicht mehr ausreichend und gilt nicht als E-Rechnung.
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Darüberhinaus finden Sie Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung beim Bundesministerium der Finanzen.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
- Interne Prozesse prüfen
Wie werden Rechnungen heute erstellt, verschickt und archiviert?
E-Rechnungen verändern den gesamten Workflow – vom Rechnungsausgang bis zur Buchhaltung. - Software vorbereiten
Nicht jedes Programm unterstützt E-Rechnungen. Achten Sie darauf, dass Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann – oder planen Sie die Einführung einer modernen Lösung. - Mitarbeitende informieren
Gerade kleine Betriebe sollten ihr Team frühzeitig mit den neuen Abläufen vertraut machen, z. B. durch interne Schulungen.
Welche Vorteile bringt die Pflicht langfristig?
Auch wenn der Umstieg zunächst Aufwand bedeutet, überwiegen langfristig die Vorteile:
- Automatische Verarbeitung spart Zeit und Kosten
- Weniger Papier und Postversand
- Geringere Fehlerquote
- Verbesserte Liquiditätsübersicht
Häufige Fragen:
- Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?
Rechnungen, die nicht im gesetzlich geforderten Format ausgestellt werden, können vom Empfänger zurückgewiesen werden – oder sind steuerlich nicht anerkannt.
- Muss ich alte Rechnungen umwandeln?
Nein. Bereits ausgestellte Rechnungen müssen nicht nachträglich in E-Rechnungen umgewandelt werden. Entscheidend ist, welche Regelungen zum Zeitpunkt der Ausstellung der jeweiligen Rechnung gelten.
- Wird die Pflicht noch verschoben?
Derzeit nicht. Die Einführung ist politisch beschlossen und rechtlich fixiert.
- Muss ich ab 2025 E-Rechnungen versenden?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Übergangsregelung noch bis Ende 2027.
- Darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Während der geltenden Übergangsfristen kann eine PDF-Rechnung jedoch unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin als sonstige Rechnung verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet die entsprechende Übergangsregelung Ende 2026. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können die zusätzliche Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen.
- Wer ist von der E-Rechnung Pflicht betroffen?
Grundsätzlich betrifft die E-Rechnung Pflicht Unternehmen mit steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätzen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich ausgenommen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Kurz und Knapp:
Die E-Rechnungspflicht 2025 ist kein Bürokratiemonster, sondern ein Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz.
Wer sich jetzt vorbereitet, spart später Zeit und Kosten – und bleibt rechtskonform.
Praxis-Tipp: E-Rechnung direkt erstellen
Sie wissen möchten, wie Sie eine E-Rechnungen praktisch in wenigen Minuten erstellen können, lesen Sie unseren Beitrag „E-Rechnung schnell erstellen in 4 Schritten“
 Weiterführende Links | |
|---|---|
| Elektronische Rechnung | Wikipedia: XRechnung |
1 Kommentar zu „E-Rechnung Pflicht 2025“
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