Aktualisiert am 6. November 2025 von T. Piereck
Definition, Vorteile & Formate
Ab 2025 werden elektronische Rechnungen für immer mehr Unternehmen zur Pflicht. Doch was genau ist eine E-Rechnung, wie unterscheidet sie sich von Papier- oder PDF-Rechnungen und welche Formate müssen Unternehmen kennen?
Dieser Beitrag liefert einen kompakten Überblick über die rechtlichen Grundlagen, Vorteile und praktischen Anwendungen der elektronischen Rechnung.
InhaltsangabeWas ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Anders als eine PDF-Datei enthält sie nicht nur eine grafische Darstellung, sondern standardisierte Daten (z. B. XML), die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können.
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland schrittweise in Kraft.
Ziel der EU-Richtlinie und des deutschen Wachstumschancengesetzes ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
In unserem Beitrag E-Rechnung Pflicht ab 2025 – Was Unternehmen jetzt wissen müssen erfahren Sie alle wichtigen Details.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?
- Zeit und Kosten sparen
Keine Papier-, Druck- oder Portokosten mehr. E-Rechnungen lassen sich in Sekunden versenden und automatisch verarbeiten. - Fehler reduzieren
Durch standardisierte Datenformate entfallen manuelle Übertragungsfehler – Rechnungsdaten gelangen direkt in die Buchhaltung. - Rechtssicher und GoBD-konform
E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit und Archivierung nach GoBD. - Umweltfreundlich
Weniger Papierverbrauch und Transportwege – ein positiver Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Formate der elektronischen Rechnung
In Deutschland sind zwei Formate besonders wichtig:
XRechnung
Ein XML-basiertes Format, das für Rechnungen an Behörden verpflichtend ist. Es ermöglicht den standardisierten Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.
Mehr dazu im Beitrag „XRechnung erstellen – Anleitung & Format erklärt“.
ZUGFeRD
Ein Hybridformat, das eine visuelle PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Ideal für den Datenaustausch zwischen Unternehmen.
Was ändert sich für Unternehmen ab 2025?
- Alle B2B-Rechnungen müssen im E-Rechnungsformat übermittelt werden.
- Übergangsfristen gelten je nach Unternehmensgröße.
Infos zu den E-Rechnung-Übergangsfristen 2025 finden Sie hier.
- Der Empfang von E-Rechnungen wird Pflicht – Unternehmen müssen in der Lage sein, sie anzunehmen und zu verarbeiten.
So bereiten Sie sich auf die E-Rechnung vor
- Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware – unterstützt sie E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Schulen Sie Ihr Team – Erläutern Sie den Unterschied zwischen PDF und echter E-Rechnung.
- Stellen Sie die Prozesse um – digitale Signaturen und Archivierung sind Pflicht.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie E-Rechnungen in wenigen Minuten erstellen, lesen Sie unseren Praxisartikel „E-Rechnung schnell erstellen in 4 Schritten“
Kurz und Knapp:
Die elektronische Rechnung Deutschland ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung. Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr – sie wird zur neuen Standardform des Rechnungsverkehrs. Unternehmen, die jetzt umsteigen, profitieren von Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit. Durch die Umstellung profitieren auch kleinere Unternehmen, da sie ihre Geschäftsprozesse moderner und kostengünstiger gestalten können.
Einfach umsteigen mit PIDA faktura
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 Weiterführende Links | |
|---|---|
| XRechnung-erstellen | Wikipedia |