Aktualisiert am 30. Oktober 2025 von T. Piereck
Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die elektronische Rechnung wird ab 2025 in Deutschland für den B2B-Bereich Pflicht.
Viele kleine Unternehmen fragen sich: Was bedeutet das konkret?
In diesem Artikel erfahren Sie welche gesetzlichen Vorgaben gelten, wer betroffen ist, welche Übergangsfristen bestehen und wie Sie sich strategisch vorbereiten, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
InhaltsangabeWarum wird jetzt die E-Rechnung Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil der deutschen Digitalstrategie und soll die Wirtschaft effizienter und transparenter machen.
Der Staat setzt damit eine EU-Richtlinie um, die langfristig ein einheitliches elektronisches Rechnungswesen in Europa schaffen soll.
Ziele der Pflicht sind:
- Mehr Transparenz im Steuerwesen
- Weniger Bürokratie bei Rechnungsprozessen
- Automatisierte Buchhaltung für Unternehmen
Damit endet die Ära von Papier- und reinen PDF-Rechnungen – künftig zählen nur noch strukturierte E-Rechnungen.
Lesen Sie hier unseren Überblick „Elektronische Rechnung – Definition, Vorteile & Formate“
Ab wann gilt die Pflicht?
Die Einführung erfolgt stufenweise:
Pflicht ab 2025
- Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2026 müssen Rechnungen an andere Unternehmen im strukturierten E-Rechnungsformat ausgestellt werden.
- Die Nutzung von PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten ist dann nicht mehr zulässig.
Ausnahmen und Sonderfälle
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vorerst von der Pflicht befreit.
- B2C-Rechnungen (also an Privatkunden) fallen nicht unter die neue Regelung.
- Rechnungen an Behörden (B2G) müssen bereits heute als XRechnung übermittelt werden.
Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre aktuelle Software bereits E-Rechnungsfunktionen anbietet – oder planen Sie rechtzeitig den Wechsel.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die an andere Unternehmen (B2B) Rechnungen stellen.
Betroffen sind
- Kapital- und Personengesellschaften (GmbH, UG, OHG, GbR usw.)
- Einzelunternehmen mit B2B-Geschäftspartnern
- Dienstleister, Handwerksbetriebe und Agenturen
Ausgenommen sind
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (solange sie keine Umsatzsteuer ausweisen)
- Privatkunden-Geschäfte (B2C)
- Rechnungen an ausländische Unternehmen, solange diese nicht in Deutschland steuerpflichtig sind
Trotzdem kann sich auch für Kleinunternehmer ein freiwilliger Umstieg lohnen, da viele Geschäftspartner ab 2025 nur noch E-Rechnungen annehmen werden.
Da die E-Rechnung verpflichtend eingeführt wird, sollten Unternehmen frühzeitig sicherstellen, dass ihre Software strukturierte Rechnungsformate verarbeiten kann. Wer den Wechsel vorbereitet, vermeidet Verzögerungen und profitiert von automatisierten Abläufen.
Was sagt das Gesetz konkret?
Die rechtlichen Grundlagen finden sich in:
§ 14 UStG – Definition und Anforderungen an elektronische Rechnungen
Wachstumschancengesetz – Einführung der E-Rechnungspflicht –
Damit ist rechtlich festgelegt:
Eine E-Rechnung muss strukturiert, maschinell lesbar und elektronisch übermittelbar sein. Eine PDF-Datei ohne Datenstruktur gilt nicht als E-Rechnung.
Darüberhinaus finden Sie Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung beim Bundesministerium der Finanzen.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
- Interne Prozesse prüfen
Wie werden Rechnungen heute erstellt, verschickt und archiviert?
E-Rechnungen verändern den gesamten Workflow – vom Rechnungsausgang bis zur Buchhaltung. - Software vorbereiten
Nicht jedes Programm unterstützt E-Rechnungen. Achten Sie darauf, dass Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann – oder planen Sie die Einführung einer modernen Lösung. - Mitarbeitende informieren
Gerade kleine Betriebe sollten ihr Team frühzeitig mit den neuen Abläufen vertraut machen, z. B. durch interne Schulungen.
Welche Vorteile bringt die Pflicht langfristig?
Auch wenn der Umstieg zunächst Aufwand bedeutet, überwiegen langfristig die Vorteile:
- Automatische Verarbeitung spart Zeit und Kosten
- Weniger Papier und Postversand
- Geringere Fehlerquote
- Verbesserte Liquiditätsübersicht
Häufige Fragen:
- Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?
Rechnungen, die nicht im gesetzlich geforderten Format ausgestellt werden, können vom Empfänger zurückgewiesen werden – oder sind steuerlich nicht anerkannt.
- Muss ich alte Rechnungen umwandeln?
Nein, nur neue Rechnungen ab 2026 müssen als E-Rechnung erstellt werden. Alte Dokumente behalten ihre Gültigkeit.
- Wird die Pflicht noch verschoben?
Derzeit nicht. Die Einführung ist politisch beschlossen und rechtlich fixiert.
Kurz und Knapp:
Die E-Rechnungspflicht 2025 ist kein Bürokratiemonster, sondern ein Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz.
Wer sich jetzt vorbereitet, spart später Zeit und Kosten – und bleibt rechtskonform.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine E-Rechnungen praktisch in wenigen Minuten erstellen können, lesen Sie unseren weiterführenden Beitrag „E-Rechnung schnell erstellen in 4 Schritten“
 Weiterführende Links | |
|---|---|
| Elektronische Rechnung | Wikipedia: XRechnung |